Основные ошибки при составлении и отправке досудебной претензии

Соблюдение претензионного порядка – это обязательная в силу закона стадия досудебного урегулирования спора. И для взыскания бесспорных задолженностей, и для иных, более сложных категорий споров, очень важно составить претензию, которая отвечала бы всем предъявляемым к ней формальным требованиям. Но когда у компании много должников, отправка претензии — это рутинный процесс, который часто выполняется даже не юристами, а рядовыми сотрудниками. Ниже мы расскажем про основные ошибки при составлении и отправке досудебных претензий и объясним, как их можно избежать.

1. ОТСУТСТВИЕ В ПРЕТЕНЗИИ НЕОБХОДИМЫХ СВЕДЕНИЙ
Непосредственно в законе обязательных требований к содержанию претензии не установлено. Но судебная практика выработала свои подходы к тому, какой документ будет признан надлежащей претензией. Так, серьезными нарушениями являются:

1.1. Нечетко сформулированные требования. В претензии должно содержаться само требование к должнику и основание его возникновения. Сумма основного долга обязательно должна быть указана в претензии. Если дополнительно предъявляется требование об уплате договорной неустойки или процентов за пользование чужими денежными средствами, обязательно указать и на них. Основание возникновения задолженности — это конкретные фактические обстоятельства взаимоотношений сторон. Так, в претензии должна содержаться ссылка на договор и/или факты передачи товара/оказания услуг, факты нарушения обязательств со стороны Должника. Документ, в котором не содержится такой информации не будет признан судом надлежащей претензией.

1.2. Отсутствие расчета неустойки. Если в претензии предъявляется требование только о взыскании неустойки она должна быть рассчитана и указана в претензии. Если требование о взыскании неустойки — это дополнительное требование, то расчет необязателен. При этом неверный расчет неустойки сам по себе не является серьезным нарушением при соблюдении претензионного порядка, но вызовет дополнительные трудности при рассмотрении дела (и, как следствие, дополнительные издержки).

1.3. Несоблюдение договорных требований к содержанию претензии. Иногда договором предусмотрены особые правила соблюдения претензионного порядка, и это необходимо учитывать. Например, стороны могут согласовать необходимость приложить к претензии подтверждающие задолженность документы. Отсутствие таких документов в качестве приложений будет являться нарушением при отправке претензии.

1.4. Отсутствие указания на намерение обратиться в суд. Намерение организации обратиться в суд, если претензия не будет удовлетворена кажется очевидным. Однако суды нередко формально оценивают обстоятельства соблюдения претензионного порядка. Сложившаяся судебная практика требует обязательного указания в претензии на намерение стороны обратиться в суд с иском в случае неудовлетворения изложенных в ней требований в добровольном порядке.

2. НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА НАПРАВЛЕНИЯ ПРЕТЕНЗИИ

Самая распространенная ошибка при отправке претензии контрагенту – отправка её на неправильный адрес. Учтите, если Договором не определен особый порядок отправки претензии, то ее следует направлять по адресу контрагента, в точном соответствии с данными ЕГРЮЛ, заказным письмом с уведомлением о вручении! При этом, в случае, когда в Договоре указан адрес организации, который не совпадает с адресом в ЕГРЮЛ, мы советуем направлять претензию на оба адреса. А еще нелишним будет продублировать претензию на электронную почту должника, если она также указана в договоре. Также можно сдать претензию «на руки», но тогда следует проследить, чтобы у вас остался экземпляр с отметкой уполномоченного лица, а сама отметка ясно подтверждала, что именно контрагент получил претензию (необходимы: рег. входящий номер, печать или штамп должника, подпись лица, принимающего претензию, с расшифровкой и т.п.).

3. УТРАТА ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ОТПРАВКУ ПРЕТЕНЗИИ ДОКУМЕНТОВ

Если претензия направляется по почте обязательно нужно сохранять оригинал почтовой квитанции об отправке. Обязанность доказывания соблюдения претензионного порядка лежит на Истце. При отсутствии подтверждающих документов, иск будет возвращен, а, если он уже принят к производству, оставлен без рассмотрения. В случае утраты подтверждающих отправку претензии документов мы советуем своим Доверителям повторно отправить претензию, чтобы никаких проблем в суде не возникло. Но на это потребуется дополнительное время.

4. ВЫВОДЫ

Назначение претензионного порядка урегулирования – это попытка мирного решения споров. Но если контрагент явно не намерен возвращать денежные средства, он будет использовать все предоставленные законом возможности затянуть судебный процесс: в первую очередь заявлять о несоблюдении претензионного порядка. Чтобы не допустить этого необходимо безукоризненно соблюдать требования к содержанию и порядку направления претензии. Чтобы максимально обезопасить себя в рамках судебного разбирательства мы советуем доверить подготовку претензии юристам. Мы не только сопровождаем споры на любой, в том числе досудебной стадии, но и можем подготовить для Вашей компании типовой проект претензии с подробной инструкцией по ее составлению. Если у вас возникли какие-либо вопросы по изложенной информации, мы с удовольствием на них ответим.

С наилучшими пожеланиями, Центр поддержки предпринимательства при МОСПП (РОР) и Старший партнер, адвокат Адвокатского бюро «Юрлов и Партнеры» Ермак Тимофей